O czym należy pamiętać przy organizowaniu konferencji
O czym należy pamiętać przy organizowaniu konferencji
Organizowanie ważnych spotkań, konferencji dla klientów to nie lada wyzwanie. Niezależenie, czy planowane są międzynarodowe spotkania, czy kameralne, każda taka konferencja wymaga wielu działań organizacyjnych. Trzeba pamiętać o wielu czynnikach i detalach. Organizowanie spotkania można zacząć od procesu planowania i zebrania kilku najważniejszych informacji.
Internet to podstawa
Świat nowej technologii, takich jak komputery, laptopy, smartfony są istotnymi elementami, które powinny znaleźć się w czasie konferencji. Bez Internetu w dzisiejszych czasach nikt nie jest w stanie funkcjonować. Planowanie należy zacząć dużo wcześniej, tak aby móc zadbać o najmniejsze drobiazgi. W przypadku sprzętu elektronicznego ważne jest, aby sprawdzić dokładnie sprzęt i zwrócić uwagę, czy działa sprawnie. W zależności od wielkości imprezy należy zorganizować sobie tyle czasu wolnego, aby móc wyrobić się na czas lub wcześniej i sprawdzić, czy wszystko jest tak, jak powinno być. Najlepszym rozwiązaniem jest planowanie kilka miesięcy wcześniej i nie robić na ostatnią chwilę, ponieważ zawsze może pójść coś nie tak. W kwestii sprzętu elektronicznego warto zrobić próbę generalną, aby sprawdzić, czy nagłośnienie jest dobre i słyszalne dla widzów.
Zapoznanie się z uczestnikami i ich oczekiwania
Ważnym aspektem spotkania jest zapoznanie się z uczestnikami całej konferencji. Informacja o ich potrzebach i wymaganiach może pomóc w przygotowaniach, ponieważ wiedząc, czego potrzebują, będzie można im to zapewnić i umilić spędzanie czasu. Większość uczestników z pewnością chciałaby w czasie przerwy sięgnąć po coś do jedzenia. Jak to się mówi, przez żołądek do serca. Każde spotkanie powinno mieć określone przerwy na kawę, herbatę, czy lunch. Podawanie różnych przysmaków dobrze świadczy o miejscu jak i o organizatorach. Każdy lubi sięgnąć po coś dobrego, a chwilowa przerwa spędzona na rozmowie z uczestnikami może tylko bardziej umilić czas. Podczas zamawiania cateringu, warto zwrócić uwagę, co najbardziej lubią goście i z jakiego menu byliby najbardziej zadowoleni. Podczas spotkania mogą uczestniczyć weganie lub wegetarianie, dlatego nie można zapomnieć o menu przeznaczonym specjalnie dla nich. Posiłek stanowi ważną część dnia, dlatego zagwarantowanie cateringu może zapewnić owocną współpracę.
Najlepszy termin na organizowanie konferencji
Podczas organizowania konferencji należy zadbać o termin odpowiedni dla gości. Dogodna data dla każdego uczestnika może świadczyć o sukcesie zaplanowanego spotkania. Okres wakacyjny nie należy do tych najlepszych terminów, ponieważ większość planuje wyjazdy prywatne i ciężko będzie znaleźć taki, który będzie odpowiadał wszystkim. Ważnym aspektem jest zwrócenie uwagi, czy w danym miejscu i terminie nie jest organizowane inne, podobne wydarzenia, które mogłyby przeszkadzać i utrudniać prowadzenie spotkania. Konferencje z reguły najlepiej jest organizować w dni robocze, ponieważ jest to dla uczestników wydarzenie związane z ich pracą oraz istnieje większe prawdopodobieństwo znalezienia wolnego terminu odpowiedniego dla wszystkich zgromadzonych.
Organizowanie noclegu dla gości
W przypadku kilkudniowej konferencji organizator powinien zadbać o to, żeby goście mieli, gdzie nocować. Zdarza się, że planowane wyjazdy wymagają spędzenia kilku dni. W takich sytuacjach oprócz znalezienia miejsca do przeprowadzenia konferencji należy zadbać o nocleg dla gości. Pokojowe hotele powinny mieć wysoki standard. Wśród gości pojawią się również pary lub osoby, które nie będą chciały dzielić pokoju z kimkolwiek. W takich sytuacjach powinno nastąpić najpierw przygotowanie listy gości, a następnie rozplanowanie noclegu. Atutem organizowania takich konferencji jest możliwość przenocowania w tym samym miejscu, ponieważ jest to o wiele bardziej komfortowe. Podczas pobytu w hotelu dobrze by było zadbać o śniadanie. Poranna kawa i dobre jedzenie może rozbudzić gości oraz pozwoli im na skupienie się w dalszym prowadzeniu spotkania.